ビルメンの朝、重要なお仕事の引継作業についてのお話です。
引き継ぎ
泊まり現場では朝かもしくは昼に、勤務者の交代があり、引き継ぎを行います。
前日、特に夜間に何があったのか、当日にすべき作業等が粛々と継がれていきます。
ここで齟齬があると、後々の大問題になることも。
人により引き継ぎが上手い人もいれば、下手な人もいるため時間をかけてでも正確な引き継ぎをすることが重要です。
引き継ぎの方法
基本的には口頭での引き継ぎですが、内容は引き継ぎ簿的なノートに書いていく事が多いのではないでしょうか。
個人的にはコンピュータに保存してデータ化したほうが良いと思うのですが。
いつか履歴検索ができる程度になるとすごく便利なはずなので。
ただ、ビルメンの年齢層は高いため、PCを使えない人が多く、紙ベースとなってしまいます。
残念！
個人的には全てデータ化して保存してたりはしますが。
引き継ぎの上手なやり方
ビルメンに限った話ではありませんが、引き継ぎの方法について。
毎回、引き継ぎをやってきた経験から、引き継ぎを上手にやり次の日の仕事をスムーズに進めるために重要な点です。
- 【出来事の整理】
- その日の出来事を箇条書き
- 出来事の中から、次の日以降にやるべき事と、その日で完結したこと分ける
- 【引き継ぎノートの作成】
- 前日、終わったことを最初に書く
- 当日、やるべき事、留意事項を箇条書き
- 各箇条についてやるべき事と現状を記述
- 場合によっては経緯や理由も記述
大体、引き継ぎな下手な人の特徴として、一から十まで全てを時系列で説明しようとします。
はっきり言って、伝わりません。
大切なポイントがわかりにくいし、時間がかかりすぎます。
時には相手をイライラさせることも。
ポイントを絞って説明して、補足として理由や経緯をつけるべきですね。
会話でも重要
引き継ぎが上手い人は、話し方もソツがないと思います。
人に何かを伝えるという行為は、相手の立場に立てるかどうかで決まるからです。
普段から気をつけていれば、引き継ぎも会話もうまくなるかも？と思う今日このごろ。
余計な情報が多いと話が脱線して無駄に時間が取られて進まないという残念なことに。
相手をリスペクトできてない人はそもそも人の立場で考えることができないので無理ですね...
引き継ぎが下手と言われる人は、まずは相手を尊重することから。
まとめ
- ビルメンの引き継ぎは紙ベース！
- 引き継ぎは出来事の整理と要点を絞ることが重要
- 引き継ぎは会話と同じ
- 相手をリスペクトすることで引き継ぎはうまくなる
