仕事ができるビルメンの方を観察して感じたことや、
自分もやってみて感じたことを書いています。
- 時間を上手に使うビルメン
- 仕事ができる人を観察したら
- やるべき事柄の把握
- 優先順位
- 作業時間の見積もり
- 想定からずれたら
- 自分でやってみて気づいた事
- メモをとることは基本
- 引き継ぎの重要性を再認識
- 集中できる環境を作る
- できない判断は早めに
- まとめ
時間を上手に使うビルメン
設備の常駐管理という業務上、２４時間勤務をすることもあります。
次のような勤務形態で、自分だけの仕事と、他と連携が必要な仕事をこなさなければいけません。
- 一度の宿直勤務での実働は１６時間程度
- 宿直勤務の後、１日～３日休んでも業務を滞らせない
一度の勤務で使用できる時間は長いです。
しかし、その後に休む時間が長いため、全体的な流れを考えて仕事を進めなければ自分がボトルネックとなり業務が滞ってしまうこともあります。
残念ながら、宿直者が交代で帰ってしまったため、進捗がわからない業務はどうしても出てきます。
しっかり引き継ぎができていれば問題ないのですが、引き継ぎ忘れがあったり、知らぬ存ぜぬで帰ってしまう人も。
毎日、仕事を引き継ぎながら仕事をしなければいけません。
仕事ができるビルメンはこの様な勤務でどのように仕事をこなしているのでしょうか。
仕事ができる人を観察したら
上記のような勤務形態で、スムーズに仕事ができるビルメンは多く居ます。
その様な人たちはどの様に仕事をしているのか、観察してみました。
わかったことを次で挙げます。
- やるべき事柄の把握
- 優先順位
- かかる時間の見積もりが正確
- 状況を把握している
挙げてみると、宿直勤務は関係ないような一般的な事項ですよね。
基本は同じということでしょうか。
基本は同じですが、宿直勤務の場合は考え方が違ってきます。
やるべき事柄の把握
暇だと思われるビルメンですが、細々とやるべき仕事は多いです。
何もトラブルがなければ暇なだけで、古い建物ではあちこちに修繕やメンテナンスで動き回ります。
まさに貧乏暇なしです。
仕事ができるビルメンがどうしていたか。
仕事ができる人は大抵、やるべき事柄をある程度メモしていました。
（人によっては頭の中に全て入っている人もいましたが）
メモしておくことで漏れがなくなり、まるで完璧にこなしたように見えるんですね。
優先順位
メモした際に優先順位を付けているそうです。
優先的にやるべき事から処理していき、できないことは次の直に引き継ぐ、ということです。
施設運営は自分一人ではできないので、次の人に引き継ぐことも想定しながらの優先順位付け。
本来はお客様ファーストで優先順位付けするのでしょうが、お客様に迷惑をかけない程度に要望に応えるには、次の宿直者に引き継いでも良いという判断です。
作業時間の見積もり
仕事ができる人は作業時間の見積もりが正確でした。
経験上分かることなんでしょう。
この見積もりがないと作業順序が決められません。
優先順位の順に実施するのではなく、作業で必要な時間を見ながら、ある程度やりやすく優先順位が高いものはすぐに終わらせてしまうことも。
優先順位が高いものにじっくり取り組むことで精神的な余裕ができますね。
邪魔が入ってほしくないような重要で時間がかかる作業ほど、集中できる環境でやるようにしていました。
作業の質が上がります。
一律に、優先順位が高いものからこなしていくことが良いわけではないんですね。
状況が見えている
状況判断ができていること、仕事ができるビルメンはコレが一番すごいと思いました。
施設の状況や設備の状態、業者が入る事等など、施設全体の状況が頭に入っています。
そのために、申し継ぎで作業を整理して、不明な点は前直者に必ず聞いてました。
申し継ぎで不足があると、その後の作業に大きく差し支えます。
やるべき事と状況を照らし合わせて、作業の優先順位や実施順番を判断をしていくと、実にスムーズでした。
ある程度の慣れはあるのでしょうが、最適化感がすごい。。。
一緒について回るだけで勉強になります。
想定からずれたら
いくら優先順位をつけて作業順番を決定していても、追加の作業は入ってきます。
そうした場合でも、メモに付け足していくだけです。
エクセルの表で行挿入するようなイメージ。
すべての作業を一から優先順位付けするのは大変ですが、一つ追加する程度であれば直ぐにできると思います。
何しろ１６時間も勤務時間があります。
２つ、３つの作業が横から入ってきたところでそこまで大きなインパクトは無いことが多いです。
自分でやってみて気づいた事
メモをとることは基本
私もビルメンをやり始めてすぐにメモをとるようにしています。
全部はメモしません。
ある程度です。
優先度が高いもの、必須なものだけメモしておき、他は時間が余れば、覚えていればやるくらいの考えでやってます。
最悪、やらないというスタンスも、重要な作業を整理するコツかなと思っています。
本当はスマホやPCで共有しているスケジュールアプリを利用したいのですが、作業でいつもモバイル端末を持っていけるわけではないので、アナログな方法を使っています。
一日単位ならメモ帳で十分です。
引き継ぎの重要性を再認識
自分が宿直者で勤務する場合も、次の人に引き継ぐ場合も、意識合わせを重視しています。
質問事項は細かく聞いておき、できる／できない、やる／やらない の判断も申し継ぎ時点でします。
幾度も引き継ぎ不足でトラブルを引いてきたことは良い教訓です。
お客様の依頼が未着手だったりすると、人によっては即クレームです。
理不尽なクレームだとこちらが言い返すだけで大きなトラブルに発展したりするので、そんな理不尽が極力が発生しないように心がけてまいます。
また、スムーズに人に伝えられるように、現場の写真を撮っておくことも重要です。
一年の計は元旦にあり、と同じ様な感覚です。
宿直の計は引き継ぎにあり
集中できる環境を作る
場末のビルメンとは言え、重要な作業ほど質が要求されます。
一番重要な作業を１つ決めてしまいます。
- ２４時間のどの時間帯
- どの程度
その作業を軸として決めてしまい、他の作業を割り振っていくことで、作業順序の割付がスムーズになりました。
軸の作業に集中できて質を上げることができると思います。
できない判断は早めに
やり始めて「これはできない」 or 「やらないほうがいいかも」と思うことがあります。
そんなときは無理にやらず、次の人に引き継ぐようにしました。
ある意味、諦めが早くなりました😂
というのも、日にも依りますが、基本的には昼間に動いて疲れています。
夜、特に２４時を超えての作業は疲労から集中力が欠如しがちです。
- 天井裏作業（照明器具交換）中に店舗の天井を踏み抜く（未遂）
- 便器のつまり対応、外した便器を割る
- 脚立をガラス製の壁にぶつけそうになる
- 天井裏で受けた水をこぼして水浸し
等々、普段やらないようなミスは夜中特に多いです。
ミスを怖がるな！と言う人もいるかと思いますが、疲労はトラブルや労災に直結します。
事務仕事なら多少の無理は利くでしょうが、命に関わるようなことで無茶はしません。
過去、ウチの会社でも労災で亡くなった方は居ます。
次の日に引き継ぐのは気が引けますが、そこはお互い様と思うようになりました。
失敗しない、安全に確実にやる、というのも仕事ができる一つの条件だと思います。
設備管理はクリエイティブな職ではないので、確実性が求められます。
次に引き継いで、仕事の質を上げることも重要な判断だと思います。
余談ですが、設備管理は暇だと思ってる方も居ますが、現場によっては命がけで過酷です。
うちの会社は数千人単位で従業員が居ますが、毎年労災が５０～１００件起きています。
軽微なものから、複雑骨折や仕事を辞めざるを得ないものまで。
こわわー
まとめ
- 仕事ができる人は整理や優先付けが上手い
- 設備管理は引き継ぎが重要
- 疲労状態ではいい仕事はできない
- やらない、という判断も重要